Privacy e utilizzo dell’AI

1. Titolare del trattamento

Villager Hotel Srl, Viale di Villa Pamphili 89, 00152 Roma, P. IVA 17093611006, è il titolare del trattamento dei dati raccolti attraverso gugocicerone.it, app.gugocicerone.it e i servizi GUGO. Per richieste privacy: info@villagerhotel.it oppure villagerhotel@pec.it.

2. Dati trattati e finalità

GUGO tratta i dati necessari per mostrare territori e attività, gestire account e autorizzazioni, rispondere alle richieste, amministrare acquisti e abbonamenti, garantire sicurezza e assistenza.

• Dati di account: email, nome visualizzato, ruolo, organizzazione e territorio assegnati.
• Dati inviati volontariamente: messaggi, richieste, nome, email, date, quantità e dettagli del servizio richiesto.
• Dati amministrativi: intestazione, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, importi, scadenze ed esiti dei pagamenti.
• Dati tecnici: indirizzo IP, log di sicurezza e informazioni necessarie al funzionamento del servizio.

Le basi giuridiche sono l’esecuzione del contratto o delle misure richieste dall’interessato, gli obblighi di legge, il legittimo interesse alla sicurezza e gestione del servizio e, quando richiesto, il consenso.

3. GUGO e intelligenza artificiale

GUGO è un assistente basato su intelligenza artificiale. L’utente viene informato quando interagisce con l’AI e può chiedere il passaggio a una persona quando il servizio lo consente. Le risposte possono contenere errori e devono essere verificate prima di decisioni importanti.

Per produrre la risposta vengono inviati a OpenAI il messaggio necessario, dopo la rimozione automatica di email, telefoni e codici riconoscibili, le istruzioni GUGO e i contenuti pertinenti pubblicati sul territorio. Le chiamate sono effettuate con store:false. Le richieste, prenotazioni, informazioni fiscali e dati completi di pagamento non entrano nella base di conoscenza dell’AI.

GUGO non assume decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi sulle persone.

4. WhatsApp e handover umano

Quando si usa GUGO su WhatsApp, Twilio tratta il numero, gli identificativi del messaggio, lo stato di consegna e il contenuto necessario alla conversazione. I messaggi possono essere trasferiti a un operatore autorizzato. I testi operativi e i recapiti cifrati utilizzati per l’handover hanno una scadenza tecnica di 24 ore; restano statistiche aggregate prive del testo.

5. Richieste, prenotazioni e pagamenti

Il visitatore può inviare una richiesta alle attività locali. La richiesta resta in attesa finché il gestore non la conferma. I dati sono visibili solo ai soggetti autorizzati per l’attività o il territorio e sono conservati di norma per 90 giorni, o più a lungo quando la data del servizio lo richiede.

Stripe tratta i dati necessari ai pagamenti online secondo la propria informativa. GUGO conserva identificativi, importi ed esiti, ma non i dati completi della carta. PayPal viene utilizzato soltanto se espressamente abilitato nel flusso disponibile.

6. Fornitori e trasferimenti

I principali fornitori tecnici sono Netsons per l’hosting, Supabase per database e autenticazione, OpenAI per l’elaborazione AI, Twilio per WhatsApp e Stripe per i pagamenti. Possono intervenire fornitori email e altri soggetti necessari per legge o per erogare il servizio. I trasferimenti internazionali sono gestiti secondo il capo V del GDPR e le garanzie contrattuali applicabili.

7. Cookie e strumenti locali

Il sito pubblico non utilizza cookie pubblicitari. Il pannello usa cookie tecnici per autenticazione e selezione dell’organizzazione. Il banner memorizza nel browser la scelta privacy; eliminando i dati del sito la scelta viene richiesta nuovamente. Gli strumenti strettamente necessari non richiedono consenso preventivo.

8. Conservazione e sicurezza

Account, configurazioni e contenuti sono conservati finché necessari al servizio e agli obblighi applicabili. I documenti fiscali seguono i termini di legge. Messaggi e richieste seguono i periodi indicati nelle sezioni precedenti. Backup e registri tecnici sono conservati secondo le configurazioni dei fornitori e le esigenze di sicurezza.

9. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione. Puoi revocare il consenso senza pregiudicare i trattamenti precedenti. Scrivi a info@villagerhotel.it o villagerhotel@pec.it. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

10. Aggiornamenti e riferimenti

L’informativa viene aggiornata quando cambiano funzionalità, fornitori o trattamenti. Riferimenti principali: Regolamento (UE) 2016/679, D.lgs. 196/2003, Regolamento (UE) 2024/1689 e linee guida del Garante sui cookie.